Bei jedem Projekt, das man als Projektmanager:in betreut, stellt sich von Neuem die Frage, welche Herangehensweise für dieses Projekt am besten geeignet ist. Wählt man die Methoden des klassischen Projektmanagements und definiert zu Beginn des Projekts klare Ziele und Anforderungen, die das Projekt erfüllen soll? Oder greift man auf agiles Projektmanagement zurück und legt damit den Fokus auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit?
Diese Fragen möchte ich in diesem Blog-Artikel klären. Dazu werden zunächst die Grundprinzipien des klassischen und des agilen Projektmanagements definiert, um dann darauf aufbauend sehen können, welche Projekte sich besser für agiles bzw. klassisches Projektmanagement eignen. Denn grundsätzlich gilt für jegliche Art des Projektmanagements immer folgender Leitsatz: Die ausgewählten Managementmethoden müssen sich immer den jeweiligen Anforderungen des Projektes anpassen, nicht umgekehrt.
Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Viele Begriffe und Verfahrensweisen im Projektmanagement sind etabliert und standardisiert. (Wikipedia)
Grundprinzipien des klassischen Projektmanagements
Im klassischen Projektmanagement werden die jeweiligen Projekte nach einem klar strukturierten Plan organisiert: Zu Beginn des Projektes werden der Umfang, die Anforderungen, die Ziele und die Umsetzung dieser Ziele von der Projektmanager:in klar festgelegt, sodass das gesamte Projekt von Anfang bis Ende klar durchgeplant ist. Ein Beispiel für diese Art des Projektmanagements ist die klassische Wasserfallmethode: Hier wird das Projekt in einzelne Phasen untergliedert, die nach und nach – wasserfallartig eben – abgearbeitet werden können.
Projekte des klassischen Projektmanagements
Projekte, die sich gut für eine Planung mit Methoden des klassischen Projektmanagements eignen, haben folgende Eigenschaften: In diesen Projekten werden stabile Anforderungen an die Mitarbeiter:innen und Planer:innen gestellt und diese arbeiten in einem genau definierten Umfeld mit klaren Hierarchien. Außerdem gibt es wenige zu erwartende Änderungen, die während des Projektes eintreten können und die den Projektplan verändern würden.
Unerwartete Änderungen, die während des Projektes aufkommen und von der Projektmanager:in nicht antizipiert wurden, werden daher im klassischen Projektmanagement als Störung wahrgenommen. Denn auf diese Änderungen kann wegen des vorstrukturierten Projektplans nur sehr schlecht und unflexibel reagiert werden. Daher eignet sich das klassische Projektmanagement wie gesagt nur für solche Projekte, in denen mit möglichst wenigen solcher kurzfristigen Änderungen zu rechnen ist.
Beispiele für Projekte mit klassischem Projektmanagements
In diesem Abschnitt sollen Beispielprojekte vorgestellt werden, die sich besonders gut für eine Planung mit Methoden des klassischen Projektmanagements eignen.
Bau eines Gebäudes
Der Bau eines Gebäudes erfordert detaillierte Planung sowie die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets. Änderungen während des Bauprozesses sind teuer und riskant, weswegen durch eine umfassende und klare Planung der einzelnen Schritte im Bau das Risiko von eintretenden Änderungen minimiert werden soll.
Errichtung eines Windparks
Der Bau eines Windparks umfasst mehrere feste Phasen, wie Genehmigungen, Beschaffung der Windturbinen, Bauarbeiten und Netzanschluss. Änderungen in den Anforderungen oder Zeitplänen sind hier ebenfalls sehr kostenintensiv. Daher ist auch für dieses Projekt ein klassisches Projektmanagement mit detaillierten Planungen und klaren Meilensteinen am besten geeignet.
Grundprinzipien des agilen Projektmanagements
Die zentralen Begriffe für das agile Projektmanagement sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: In Projekten, die mit den Methoden des agilen Projektmanagements geplant werden, kann schnell auf Änderungen reagiert werden und diese können in den weiteren Projektverlauf miteingebaut werden. Möglich wird das durch die flexible und dynamische Planung von Projekten im agilen Projektmanagement: Agile Methoden wie etwa Scrum setzen auf engmaschige Iterationsschritte statt auf eine fixe Planung des gesamten Projektes.
Iteration meint hier, dass das Projektteam immer wieder (oft auch zusammen mit dem Product Owner) zusammenkommt, um über Fortschritte und Hindernisse in der Produktentwicklung zu sprechen und gegebenenfalls die Planung den neu gewonnenen Erkenntnissen anpasst. Paradigmatisch hierfür steht das Sprint-System der Scrum-Methode, die ein Klassiker des agilen Projektmanagements ist. Mit den darin vorgesehenen engmaschigen Iterationsschritten (auch Sprints genannt) wird gewährleistet, dass sich das Team schnell an kurzfristig auftretende Änderungen anpassen kann.
Zentral im agilen Projektmanagements ist auch, dass das Projektteam selbstorganisiert und mit flachen Hierarchien arbeitet. Das bedeutet viel Eigenverantwortung für alle Mitarbeitenden, die das einerseits als Mehrbelastung wahrnehmen können, aber andererseits auch als Chance, das Projekt gemeinschaftlich mit anderen zu gestalten und eigene Ideen und Vorstellungen in die Planung mit einzubringen.
Projekte des agilen Projektmanagements
Projekte, die sich gut für die Planung mit Methoden des agilen Projektmanagements eignen, haben folgende Eigenschaften: Sie erfordern dynamisches Handeln und Planungskorrekturen, da sie ein wirtschaftliches Feld bespielen, das selbst höchst dynamisch ist und Wandelprozessen unterliegt. Daher ist in diesen Projekten ein lineares Erfassen des genauen Projektablaufs zu Beginn nicht möglich, da immer wieder mit Bewegungen im Markt oder neu aufkommenden Trends zu rechnen ist. Auf diese Änderungen kann nur mit einer flexiblen Planungsmethode reagiert werden, die nur in kurzen Iterationsschritten denkt und nicht bereits lang vorausplant.
Projekte, für die eine agile Planung spricht, haben meist auch einen innovativen Charakter und entwickeln neue Produkte, für deren Planung es noch keine Vorlage gibt. Die Projekte bewegen sich somit auf noch unbekanntem Terrain, das nicht durch strikte Planung, sondern nur eine große Flexibilität und Anpassungsfähigkeit am besten ausgelotet werden kann.
Beispiele für Projekte mit agilem Projektmanagement
In diesem Abschnitt werden Beispielprojekte vorgestellt, die sich für eine Planung mit Methoden des agilen Projektmanagements besonders eignen.
Entwicklung einer Softwareanwendung (z.B. eine neue App)
Die Anforderungen und Funktionen einer Softwareanwendung können sich häufig ändern, basierend auf Kundenfeedback, Marktentwicklungen oder neuen Technologien. Agile Methoden ermöglichen dabei schnelle Anpassungen und iterative Verbesserungen während des Entwicklungsprozesses.
Entwicklung eines neuen Produkts (z.B. Smart Home Gerät)
Der Markt für Smart Home Geräte ist dynamisch und von schnellen technologischen Veränderungen geprägt. Agile Methoden ermöglichen eine schrittweise Entwicklung, sodass das Produkt frühzeitig getestet und basierend auf Nutzungsfeedback iterativ verbessert werden kann.
Fazit: Der Projekterfolg hängt von der richtigen Methode ab
Ob klassisch oder agil – die Wahl der passenden Projektmanagement-Methode hängt immer von den konkreten Anforderungen, dem Umfeld und dem Ziel des Projekts ab. Es gibt keine universell richtige Lösung, sondern nur die individuell passende Herangehensweise. Wer die Prinzipien beider Ansätze versteht, kann flexibel entscheiden und Projekte effizient sowie zielgerichtet umsetzen.
Hinweis zur Transparenz:
Zur Erstellung dieses Blogartikels wurden KI-gestützte Modelle (u. a. ChatGPT) genutzt. Alle Inhalte wurden redaktionell geprüft und an die fachliche Ausrichtung angepasst.